Megatrends wie der demografische Wandel und die Digitalisierung verändern den Handel in den nächsten fünf Jahren stärker als in den letzten dreißig Jahren. Eine steigende Volatilität, größere finanzielle Risiken und zunehmende Forderungsausfallrisiken stellen neue Anforderungen an das Risiko- und Kreditmanagement von Herstellern und Lieferanten. Die Pelikan Vertriebsgesellschaft hat deshalb mit Unterstützung von Mercoline unter SAP-ERP ein dynamisches Kreditmanagement eingeführt. Mit sehr guten Erfahrungen.
Das Institut für Handelsforschung (IFH) in Köln sieht bis 2020 mehr als jedes zehnte Ladengeschäft vor der Schließung. Prof. Dr. Werner Reinartz, Seminar für Handel und Kundenmanagement an der Universität Köln: „Es gibt zwei Megatrends, die die Handelsentwicklung beeinflussen: Der demografische Wandel und die Digitalisierung. Es ist wohl keine Untertreibung zu sagen, dass die nächsten fünf Jahre die Branche mehr verändern werden als die letzten dreißig Jahre. Grundsätzlich gilt, dass beide Megatrends das Kaufverhalten nachhaltig beeinflussen und damit auch die Entwicklung der gesamten Handelsbranche.“
Hans-Georg Döring, Financial Director der Pelikan Vertriebsgesellschaft, erläutert, wie sein Unternehmen das Risiko- und Kreditmanagement auf die neuen Rahmenbedingungen ausgerichtet hat: „Die Geschäftslage unserer Kunden aus dem Handel hat sich durch das veränderte Kaufverhalten stark geändert. Wir sehen häufigere Schwankungen und die Bonität kann sich schneller ändern.“ Pelikan hat sein Kreditmanagement deshalb umgestellt. „Der wesentliche Unterschied ist, dass wir von der statischen zu einer dynamischen Kreditprüfung übergegangen sind“, so Döring.
Neue Anforderungen an das Kreditmanagement
Das statische Kreditmanagement hatte sich angesichts der großen Volatilität und dem veränderten Risikoumfeld als zu unflexibel erwiesen. Bei der Prüfung des Kreditlimits fehlte es an einer differenzierten Bewertung nach Risikoklassen, Mahnstufen und von aktuellen und geplanten Aufträgen.
Beim alten Kreditmanagement gab es deshalb regelmäßig Konflikte mit bereits kommissionierter Ware. So wurden vom Vertrieb Aufträge abgeschlossen und die versandfertige Ware trotzdem mit einer Liefersperre belegt, weil das SAP-ERP-System eine Überziehung des Kreditlimits festgestellt hatte. Das war für den Kunden problematisch, weil die Lieferung für ihn bereits avisiert war. Für Pelikan war es ebenfalls von Nachteil, weil die blockierte Ware anderen Kunden nicht mehr zur Verfügung stand.
Bei der dynamischen Prüfung unterteilt sich die Inanspruchnahme des Kunden in den statischen Teil der offenen Lieferungen, offenen Faktura-Belege, offenen Posten und einem dynamischen Teil von offenen Aufträge innerhalb eines Kredithorizontes. Das Besondere daran ist, dass Aufträge außerhalb des Kredithorizontes von acht Tagen nicht zu Auftragssperren führen und das Kreditlimit belasten. Sobald der Liefertermin den Kredithorizont erreicht, wird die Inanspruchnahme erneut geprüft. Ist das Kreditlimit erreicht, greift das ERP-System bereits bei der Eingabe eines Auftrags ein und verhindert die Kommissionierung der Ware.
Dynamische Kreditprüfung verändert auch Vertriebsprozesse
Der Financial Director bei Pelikan macht eine Beispielrechnung, um die betriebswirtschaftliche Bedeutung von Forderungsausfällen deutlich zu machen: „Bei einem Umsatz von 1 Mio. EUR wird z. B. eine Umsatzmarge von 2% erzielt. Das entspricht einem Gewinn von 20 TEUR. Kommt es zu einem Forderungsausfall in Höhe von 10 TEUR, muss das Unternehmen die Umsätze um 50%, also auf 1,5 Mio. EUR steigern, um über den höheren Gewinn den Forderungsausfall zu kompensieren.“ Deshalb legt er großen Wert darauf, Bonitäts- und Risikoprüfungen stärker im Unternehmen zu verankern und die Kreditprüfung besser an das veränderte Unternehmensumfeld anzupassen. Mit der Umstellung auf das dynamische Kreditmanagement hat Pelikan jetzt 14 Risikoklassen eingerichtet. So kann zwischen Kunden unterschiedlicher Bonität besser differenziert werden. Die Spannweite reicht von Top-Kunden ohne Prüfung bis hin zu Kunden mit Inkassoübergabe oder Insolvenz. Dazwischen werden Kunden mit unterdurchschnittlichem, durchschnittlichem, hohem und sehr hohem Risiko unterschieden.
„Wir haben auch bei Pelikan die natürliche Interessenkollision zwischen dem umsatzgetriebenen Vertrieb, der im Interesse seiner Kunden gern häufiger längere Zahlungsziele vereinbaren würde und dem Finanzbereich, der das Ausfallrisiko minimieren möchte. Mit der Einführung der Risikoklassen haben wir ein geeignetes Verfahren für die Früherkennung von Risiken definiert. Hier wird auch das tatsächliche Zahlungsverhalten berücksichtigt“, erläutert Hans-Georg Döring.
Ein wichtiges Element der dynamischen Kreditprüfung ist die schnellere Reaktionsfähigkeit. So werden dreimal täglich Reports generiert und die Inanspruchnahme des Kreditlimits bzw. die Kreditsperren automatisch neu überprüft.
Umstellung der Kreditprüfung in SAP-ERP
Umgesetzt wird das Kreditmanagement über das SAP-ERP-System ( FI/SD – Kreditmanagement/Risikomanagement (SD-BF-CM). Für die Umstellung auf die dynamische Kreditprüfung waren in SAP-ERP allerdings grundlegende Umstellungen erforderlich. Mit diesen Anpassungen wurde Mercoline beauftragt, ein zertifizierter SAP-Services-Partner und Spezialist für Prozesse und IT-Lösungen entlang der Supply Chain.
Die dynamische Kreditprüfung erforderte einen umfangreichen Neuaufbau der Kreditdaten und Kreditkonten. Die Kreditkonten mussten geprüft, die Eingruppierung in die neuen Risikoklassen festgelegt und über die Kreditlimits entschieden werden. Anschließend wurden die Stammdaten der Kreditkonten angepasst. Der technische Neuaufbau der Kreditdaten und die Massenänderung der Daten lagen in den Händen von Mercoline. Dabei mussten im SAP-ERP u.a. Parameter gesetzt werden, wie das System je nach Risikoklasse bei Aufträgen, Mahnstufen und Lieferungen reagieren soll. Im ERP-System wurde hinterlegt, wann welche Warnungen ausgegeben werden oder wo automatisierte Entscheidungen notwendig sind, um beispielsweise bei erreichten Limits Aufträge zu stoppen. Es wurde definiert, ab welcher Mahnstufe, Aufträge oder Lieferungen gesperrt werden. SAP Reports wurden eingerichtet und konfiguriert, um die wichtigsten kreditrelevanten Parameter laufend zu überwachen und so weit wie möglich, automatisiert aktuell zu halten. Es werden auch von Mercoline eigens für den Zweck einer automatisierten Kreditprüfung entwickelte Programme eingesetzt.
Dynamische Kreditprüfung hat das Risikomanagement verbessert
Nach den Erfahrungen von Pelikan haben sich die Auffächerung der Risikoklassen und die zusätzliche Zukunftsbetrachtung bewährt. Die von Mercoline umgesetzte Lösung wurde im Unternehmen gut angenommen. Als besonderer Vorteil hat sich erwiesen, dass bei einem erreichten Kreditlimit jetzt bereits eine Auftragssperre greift und nicht erst eine fertige Lieferung gestoppt werden muss.
„Die Themen Bonität und Ausfallrisiken sind durch die veränderte Kreditprüfung jetzt viel stärker im Unternehmen verankert. Bei einigen Kunden wurden die Kreditlimits reduziert und die Mahnstufen greifen früher. Das hat das Zahlungsverhalten bereits verändert“, berichtet der Financial Director. Ein zusätzlicher Effekt der intensiveren und häufigeren Prüfroutinen zeige sich zudem bei Kunden, die seltener bestellen. Die Bonitätssituation habe sich über die längeren Zeiträume oft deutlich verändert. Das werde jetzt besser berücksichtigt.
Durch die bessere Differenzierung der Risikoklassen hat Pelikan jetzt auch eine größere Transparenz über die Umsätze. Kennzahlen über die Verteilung der Kundenumsätze auf die Risikoklassen zeigen den aktuellen Risikostatus. Die Daten liefern dem Vertrieb zudem eine Unterstützung bei der Umsatzplanung und zeigen, welche Kunden vorrangig weiterentwickelt werden sollten.
Zu den wesentlichen Merkmalen einer erfolgreichen Projektumsetzung zählt der Financial Director außerdem: „Pelikan hatte ein Credit Management-System, verfügte somit bereits über Erfahrungen. Das Projekt war eine Weiterentwicklung und es gab bereits klare Vorstellung seitens Pelikan.“ Für Hans-Georg Döring war es wesentlich, dass die beteiligten Projektmitglieder von Pelikan und Mercoline eine hohe Kompetenz eingebracht haben, die SAP-Berater von Mercoline die Umsetzbarkeit geprüft, gut beraten und die Lösung schließlich fachlich versiert eingerichtet haben.
„Wir haben mit dem neuen Kreditmanagement ein dichtes Gitternetz für sehr unterschiedliche Fallkonstellationen geschaffen. Das hat unsere Kreditrisiken vermindert und wird sich auch positiv auf die Liquidität auswirken“, fasst Hans-Georg Döring die Erfahrungen zusammen.
